PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

PERENCANAAN SISTEM

Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan. Perencanaan sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategis dalam organisasi. Tujuannya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis. Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya dimulai dengan adanya
suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak maka pengembangan sistem tidak adan mendapat dukungan dari manajemen puncak.
Mengapa Sistem Direncanakan ?
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. Perencanaan sistem berhubungan dengan perencanaan bisnis. Selain itu juga untuk menghindari pinaliti/ hukuman yang diderita jika tidak sesuai atau tidak ada perencanaan sistem, yaitu :

•  Kehilangan kesempatan untuk memanfaatkan faktor strategis PDM

• Biaya yang terlalu tinggi untuk hardware, software dan jaringan telekomunikasi yang terlambat dipesan

•  Pekerjaan yang terburu-buru hingga akhir proyek, karena tim proyek tidak menyediakan waktu yang cukup untuk mengimplementasikan tugas, seperti persiapan lapangan, ujicoba, pelatihan dan konversi

•  Gangguan user dan pekerjaannya dan operasi perusahaan selama produksi memuncak karena salah penjadualan

•  Kehilangan kredibilitas user karena tanggal target yang terlewat (ini dapat terjadi bagi suatu perencanaan sistem yang baik karena manajer proyeknya tidak hati-hati).

Siapa yang merencanakan Sistem ?
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau karena sistem yang lama masih mempunyai kelemahan2 yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produkitivitas, efektivitas dan pelayanan). Dalam banyak organisasi, manajemen puncak atau steering committee sangat berperan dalam perencanaan sistem. Idealnya terdiri dari CIO, CEO, CFO dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain. Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya.
Adapun beberapa yang dilakukannya adalah :

• Menyelesaikan konflik teritori dan politik dari membangun sistem yang baru

•  Menentukan prioritas proposal proyek sistem

• Menyetujui perencanaan dan anggaran sistem

• Mereview kemajuan proyek

• Menentukan apakah proyek tertentu dapat dilanjutkan atau tidak.

Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta operasinya.Perencanaan sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (1-2 tahun) dan jangka panjang ( - 5 tahun). Yang menangani perencanaan sistem meliputi :

• Planning staff

• Departemen pengembangan sistem atau konsultan pengembangan sistem di luar perusahaan

•  Departemen pengolahan data atau dapat digabung dengan departemen akuntansi.

Proses Perencanaan Sistem Dikelompokkan dalam 3 proses utama, yaitu :

• Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staff perencanaan

• Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan oleh komite pengarah

• Mendefinisikan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem.