PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

PERENCANAAN SISTEM

Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan. Perencanaan sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategis dalam organisasi. Tujuannya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis. Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya dimulai dengan adanya
suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak maka pengembangan sistem tidak adan mendapat dukungan dari manajemen puncak.
Mengapa Sistem Direncanakan ?
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. Perencanaan sistem berhubungan dengan perencanaan bisnis. Selain itu juga untuk menghindari pinaliti/ hukuman yang diderita jika tidak sesuai atau tidak ada perencanaan sistem, yaitu :

•  Kehilangan kesempatan untuk memanfaatkan faktor strategis PDM

• Biaya yang terlalu tinggi untuk hardware, software dan jaringan telekomunikasi yang terlambat dipesan

•  Pekerjaan yang terburu-buru hingga akhir proyek, karena tim proyek tidak menyediakan waktu yang cukup untuk mengimplementasikan tugas, seperti persiapan lapangan, ujicoba, pelatihan dan konversi

•  Gangguan user dan pekerjaannya dan operasi perusahaan selama produksi memuncak karena salah penjadualan

•  Kehilangan kredibilitas user karena tanggal target yang terlewat (ini dapat terjadi bagi suatu perencanaan sistem yang baik karena manajer proyeknya tidak hati-hati).

Siapa yang merencanakan Sistem ?
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau karena sistem yang lama masih mempunyai kelemahan2 yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produkitivitas, efektivitas dan pelayanan). Dalam banyak organisasi, manajemen puncak atau steering committee sangat berperan dalam perencanaan sistem. Idealnya terdiri dari CIO, CEO, CFO dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain. Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya.
Adapun beberapa yang dilakukannya adalah :

• Menyelesaikan konflik teritori dan politik dari membangun sistem yang baru

•  Menentukan prioritas proposal proyek sistem

• Menyetujui perencanaan dan anggaran sistem

• Mereview kemajuan proyek

• Menentukan apakah proyek tertentu dapat dilanjutkan atau tidak.

Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta operasinya.Perencanaan sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (1-2 tahun) dan jangka panjang ( - 5 tahun). Yang menangani perencanaan sistem meliputi :

• Planning staff

• Departemen pengembangan sistem atau konsultan pengembangan sistem di luar perusahaan

•  Departemen pengolahan data atau dapat digabung dengan departemen akuntansi.

Proses Perencanaan Sistem Dikelompokkan dalam 3 proses utama, yaitu :

• Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staff perencanaan

• Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan oleh komite pengarah

• Mendefinisikan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem.

 Komponen dari laporan perencanaan sistem

• Komponen secara keseluruhan Komponen ini melibatkan sumber daya yang dibutuhkan selama 3-5 tahun ke depan. Sumbernya meliputi staff baru, hardware, software, peralatan telekomunikasi, lokasi komputer yang baru dan peralatan keamanan.

• Komponen aplikasi Komponen ini mencakup jumlah dan macam dari sumber daya yang dibutuhkan yang merupakan fungsi langsung dari proyek sistem yang harus dibuat.Versi akhir dari laporan perencanaan sistem , dokumen pertama yang dikirimkan SDLC disiapkan dan diberikan ke steering committee, user dan anggota dari tim perencanaan. Laporan ini diterima oleh CIO yang akan menentukan proyek yang akan dikerjakan oleh manajer. Manajer menyiapkan perencanaan proyek sistem, memilih dan mengorganisasi anggota timnya dan memulai membangun sistem. Bagan GANTT merupakan teknik yang ideal untuk menyiapkan penjadualan. Misalnya:

 Relasi antara perencanaan sistem dengan analisis sistem
Kedua fase ini berhubungan dengan kebutuhan user. Perbedaan yang utama adalah dalam cakupan dan tingkat rinciannya. Perencanaan sistem selalu mendahului analisis sistem.

 Membuat proposal proyek sistem
Dibuatnya proposal ini adalah untuk perencanaan bisnis. User bekerja sama dengan tim perencanaan membuat proposal proyek sistem. Selain itu juga untuk mengubah masalah menjadi sebuah kesempatan dan mencari cara untuk memanfaatkan teknologi informasi yang baru. Bentuk proposal proyek sistem terbagi dalam 2 bagian. Bagian 1 ditujukan bagi user untuk merumuskan secara ringkas proposal proyek sistem. Bagian 2 dan 3 digunakan untuk mengisikan nilai faktor kelayakan TELOS dan strategis PDM.

Menggunakan perencanaan bisnis untuk membuat proposal proyek sistem
Kombinasi dari faktor strategis PDM menghubungkan perencanaan bisnis dan tujuannya dengan perencanaan sistem.Perencanaan bisnis dibuat oleh manajemen senior untuk memberikan arah dan
misi bagi perusahaan secara keseluruhan.
Teknologi informasi untuk membuat proposal proyek sistem Teknologi informasi yang berguna misalnya :

• Telekomunikasi, komputer, paket software lanjut dan workstation multi fungsi

• Transmisi dari kombinasi suara, teks, angka dan grafik melalui media telekomunikasi digital

• Aplikasi inovatif misalnya pabrik dengan komputer yang terintegrasi, teleshopping, e-mail dan tele konferensi.

Membangun suatu jaringan telekomunikasi suatu perusahaan analog dengan membangun sistem lalu lintas.
Prioritas Proposal Proyek Sistem
Setelah proposal dikurangi ke angka yang dapat dikendalikan dari proses yang sudah didiskusikan sebelumnya, para professional sistem dan kelompok user yang diwakili oleh steering committee, menilai setiap proposal proyek sistem dan mengurutkan sesuai prioritas. Bagian 2 dan 3 dari proposal digunakan untuk menentukan dan mendokumentasikan faktor kelayakan TELOS dan strategi PDM.
Menghitung Nilai Faktor Kelayakan TELOS dan Faktor Strategis PDM.
Prioritas Proses
Ada 4 kategori dari memprioritaskan proses :
Kategori low-potential (≤ 2) : tidak perlu diperhitungkan, ditolak
Kategori moderate-potential (2..5) : layak tetapi tidak untuk saat sekarang
Kategori high-potential (5..8) : layak dimulai pada periode fiskal
Kategori super-potential (≥ 8) : layak untuk dimulai secepatnya.

Portfolio Proposal Proyek Sistem
Komponen kunci dari perencanaan sistem adalah portfolio proposal proyek sistem yang disetujui. Pernyataan ini digunakan untuk menunjuk proyek ke manajer proyek.
Perencanaan dan Pelaporan Proyek Sistem
Membuat jadual proyek,
Laporan kemajuan dibandingkan dengan laporan jadual proyek untuk menentukan seberapa baikkah proyek berjalan. Laporan ini berisi ringkasan masing2 manajer proyek tentang estimasi, penunjukkan dan penjadualan proyek sistem. Informasi pada laporan akan digunakan untuk membantu manajer level strategi memantau dan mengontrol kemajuan seluruh pembuatan sistem.
Melaporkan kemajuan proyek Kemampuan dalam mengevaluasi kemajuan proyek. Evaluasi ini bergantung pada koleksi, pengukuran dan pelaporan dari informasi yang akurat dan tepat waktu pada berbagai cek point, yaitu tempat atau waktu saat kemajuan proyek dibuat.Bagi manajer proyek, cek pointnya adalah yang berhubungan dengan tugas dan fase.Menganalisa kemajuan proyek Laporan kemajuan berisikan estimasi dari prosentase yang lengkap untuk setiap tugas dan fase dari pembuatan proyek sistem. Kemudian dibandingkan dengan  laporan penjadualan proyek untuk menentukan fase atau tugas yang mana tepat waktu, lebih cepat atau tidak sesuai jadual. Yang tidak tepat jadual harus dianalisa kenapa terjadi ketidaksesuaian jadual atau masalah apa yang terjadi sehingga
dapat dicarikan aksi perbaikannya. Meninjau jadual proyek Setelah semua kemajuan proyek dibandingkan dengan laporan penjadualan proyek dimana perbaikan dilakukan, semua jadual dan anggaran harus ditinjau berdasarkan kemajuan. Sebelum ditinjau ulang, estimasi yang baru perlu dibuat
untu mendukung kebutuhan fase dan tugas yang lainnya. Misalnya sebuah tugas diestimasikan selesai dalam waktu 100 hari kerja. Setelah 20 hari, laporan analis melaporkan bahwa 10 % sudah diselesaikan. Diasumsikan bahwa sisa yang 90 hari kerja akan dilakukan dalam waktu yang sama sehingga proyek keseluruhan memerlukan :

Total hari kerja menyelesaikan = 20 hari kerja = 200 hari kerja

Proyek 0.10 yang selesai

Jadual dan anggaran yang baru perlu dibuat berdasarkan estimasi yang baru.
GANTT CHART DAN CPM (PERT)
Analis menyiapkan jadual waktu yang rinci dengan membuat suatu bagan jaringan (network chart), teknik ini disebut sebagai metode jalur kritis (Critical Path Method,CPM). CPM menentukan waktu terpendek dalam menyelesaikan proyek. CPM ini merupakan bagian dari teknik perencanaan proyek yang lebih besar lagi, disebut Project Evaluation Review Technique, PERT. CPM menentukan waktu proyek. Sekali waktu terpendek untuk menyelesaikan proyek diketahui, analis dapat mengubah bagan jaringan ke bagan GANTT/ PERT, yang dimodifikasi melalui bagan/ diagram batang. Bagan ini menunjukkan masing2 kegiatan proyek dan hubungannya dengan jalur kritis proyek. Masing2 kegiatan dan relasi dengan kegiatan sebelumnya harus dibuat bersama dengan estimasi waktunya. Cara terbaik mendapatkan estimasi waktu adalah mewawancara individu2 yang terlibat dalam proyek.
Contoh :

Diagram CPM/ PERT 

Tabel predecessor

te    = expected time
TE  = te + predecessor event time TE
     = earliest possible time = nilai tertinggi/ terbesar = EPST
TL = subsequent event time TL – te
     = latest possible time = nilai terendah/ terkecil = LPST
S   = TL - TE

GANTT CHART